Prejdeme mesačnú fakturáciu poisťovniam: prípravu dávok, sprievodcu exportom, tlač
a poslanie súborov aj opravné faktúry — a k tomu faktúry pre ústavy a organizácie.
1 · Ako fakturácia funguje
Každý uzavretý recept a zdravotný poukaz patrí do dávky — balíka dokladov pre
jednu poisťovňu. Fakturácia znamená: dávky sa spočítajú, vystaví sa faktúra
a poisťovni odídu súbory dávok spolu s vytlačenými zostavami. Všetko na to nájdeš
v menu Pohyb, kde doklady žijú v troch skupinách:
Doklady spracúvané
Bežné obdobie — doklady, ktoré sa ešte priebežne dopĺňajú a upravujú.
Doklady na fakturáciu
Dávky pripravené na vystavenie faktúry. Práve s nimi sa robí mesačná fakturácia.
Doklady vyfakturované
Dávky, ktoré už majú faktúru — tu sa dá všetko znova vytlačiť, nahrať či skontrolovať.
Prvé dve skupiny majú rovnaké položky menu — líšia sa len tým, s ktorým obdobím
pracujú. Presúvať dávky medzi „pripravené na fakturáciu" nemusíš ručne: program presun
sám ponúkne, keď na to príde čas (otázka „Presunúť označené dávky medzi dávky
pripravené na fakturáciu?"; tlačidlom „Nepoužiť automatický presun" sa dá preskočiť).
Celá mesačná rutina má štyri ťahy: skontroluj dávky → spusti export → prejdi
sprievodcu → vytlač a pošli súbory. Poďme po poriadku.
2 · Príprava dávok (okno „Dávky dokladov")
Pred fakturáciou sa oplatí na dávky pozrieť: Pohyb → Doklady na fakturáciu →
Dopisovanie záhlavia dokladov otvorí okno „Dávky dokladov, na fakturáciu".
1.
Vyber poisťovňu (kód),
typ dokladov (recepty · zdravotné poukazy · recepty aj poukazy) a obdobie
(bežné obdobie · doklady pripravené na fakturáciu · všetky nevyfakturované doklady)
a potvrď V poriadku.
2.
V zozname dávok skontroluj počty
a obsah. Kontextové menu ponúka Obnov zoznam (F5), Vytlač dávku
(Ctrl+P), Úpravu dávky vrátane položiek a overenie poistných vzťahov
cez portál ÚDZS (Ctrl+U).
Zavretá dávka? Pri otvorení sa program spýta „Dávka … je už
zavretá. Chcete ju otvoriť?" — Áno ju odomkne na úpravy, Nie otvorí
len na čítanie. Vyfakturovaná alebo revidovaná dávka sa otvára rovno len na čítanie.
Hľadáš konkrétny doklad?Pohyb → Doklady - prehľadávanie
nájde nevyfakturovaný doklad; vo vyfakturovaných hľadá Pohyb → Doklady vyfakturované
→ Nájsť doklad.
Odklad dávok bez fakturácie (v oboch skupinách menu) odloží
označené dávky bez vystavenia faktúry — zaškrtnú sa poisťovne, typ dokladov
a konkrétne dávky, potvrdí tlačidlom Odlož dávky. Odložené dávky z fakturácie
zmiznú; vrátiť sa dajú vo vykonanom exporte položkou Návrat
dávok. Používaj s rozmyslom.
3 · Spustenie exportu (okno „Export do poisťovne")
Samotná fakturácia je sprievodca: Pohyb → Doklady na fakturáciu → Export dokladov
do poisťovne. Okno „Export do poisťovne" má päť záložiek — Výber
poisťovne · Výber dávok · Informácie o faktúrach · Kontrola dávok · Zápis faktúr —
a dopredu ťa vedie tlačidlo Ďalej >> (späť << Späť).
Sprievodca „Export do poisťovne" — prvý krok: typ dokladov, obdobie a zoznam poisťovní.
1Typ dokladov — recepty, zdravotné poukazy, alebo všetky naraz.
2Obdobie — bežné obdobie a doklady pripravené na fakturáciu; zaškrtnúť môžeš aj obe.
3Poisťovne — zaškrtávaš medzerníkom. Prečiarknutá poisťovňa je už vyfakturovaná.
4Ďalej >> — posúva sprievodcu; bez zaškrtnutej poisťovne nepustí ďalej.
1.
Vyber typ dokladov
a obdobie — pri mesačnej fakturácii „doklady pripravené na fakturáciu".
2.
Medzerníkom zaškrtni
poisťovne, ktoré ideš fakturovať, a stlač Ďalej >>.
Skúška nanečisto:Vytvoriť dávky na pretras (tá istá vetva
menu) spustí rovnakého sprievodcu v režime „Pretras do poisťovne" — faktúry sa
nevystavia, len sa pripravia a nahrajú súbory dávok na kontrolu. Pri Dôvere sa dávky cez
web. službu posielajú iba na otestovanie (tlačidlá „Overiť aj RČ" / „Iba
otestovať").
Elektronické Rp/ZP: pre dávky z dispenzačných záznamov slúži
Export na základe dispenzačných záznamov — pribudne rámik „Spôsob doručenia"
(elektronické / papierové doklady) a pri Dôvere voľba „tlač bez fakturácie".
4 · Výber dávok a faktúry
Záložka Výber dávok má dve časti: hore rámik „Výber dávok na fakturáciu"
so zoznamom dávok (stĺpce Dávka · Info · Zav.), dole rámik „Vystavované faktúry".
1.
Zaškrtni dávky, ktoré idú
do práve vystavovanej faktúry — medzerníkom, alebo tlačidlami Označ dávky SK /
Označ dávky EU (Zruš označenie začne odznova).
2.
Skontroluj číslo faktúry —
predvyplní sa ako ďalšie číslo číselného radu poisťovne — a Dátum vystavenia
a Dátum DPH.
3.
Ak vystavuješ viac faktúr
naraz (napríklad zvlášť doklady poistencov EÚ), pridaj ďalšiu faktúru navigátorom
pri rámiku „Vystavované faktúry" a zaškrtni jej dávky.
Rámik „Minulé faktúry" dole ukazuje, čo už poisťovňa dostala — pri vybranej
poisťovni sa premenuje na „Faktúry vystavené poisťovni …".
Duplicitné číslo faktúry program odmietne: „Toto nie je jediná
faktúra s číslom …, ktorú vystavujete." Číselné rady sa nastavujú v Nastavenie →
Číslovanie dokladov — každá poisťovňa má vlastný rad.
5 · Informácie o faktúrach
Tretia záložka zhŕňa hlavičku každej vystavovanej faktúry. Údaje sa predvypĺňajú
z registra poisťovní, takže bežne len skontroluješ:
1.
Poisťovňa — IČO, DIČ,
IČ-DPH, adresa a zmluvná pobočka. Tlačidlo Výber inej adresy ponúkne doplnkové
adresy poisťovne.
2.
Dátumy — obdobie od–do
a dĺžka splatnosti v dňoch.
3.
Účet — bankový účet,
konštantný symbol a forma úhrady.
4.
Text fakturácie — nepovinný;
nahradí štandardnú vetu „Fakturujeme Vám vydané doklady za obdobie…".
Pri viacerých faktúrach tej istej poisťovne ušetrí prácu tlačidlo
„Odpíš tieto údaje na všetky faktúry tejto poisťovne".
Odkiaľ sa údaje berú: z okna Registre → Všeobecné →
Poisťovne — kód, názov, IČO, číslo zmluvy, zmluvná pobočka, splatnosť, účet,
aj voľba „Na faktúre neuviesť" a ďalšie adresy. Keď údaje opravíš tam, nabudúce sa
predvyplnia správne.
6 · Kontrola dávok a zápis faktúr
1.
Záložka Kontrola dávok
najprv preverí hlavičky faktúr — obdobie, splatnosť, IBAN, konštantný symbol, formu
úhrady, pobočku, adresu a IČO poisťovne. Chyba ťa vráti na Informácie
o faktúrach.
2.
Potom sa kontrolujú samotné
doklady; priebeh sa vypisuje do okna protokolu. Ak sú medzi vybranými neuzavreté
dávky, kontrola ich vymenuje a export sa preruší.
3.
Záložka Zápis faktúr už
robí sama: priradí dávkam čísla faktúr, naplní telá dávkových súborov, zapíše faktúry
a posunie číselný rad — priebeh vidíš riadok po riadku až po HOTOVO — a ponúkne
tlač zostáv.
Súbory dávok sa volajú davka.001, davka.002…; číslujú sa pre
každú faktúru odznova.
7 · Tlač a poslanie súborov
Posledná záložka má vľavo protokol zápisu a vpravo rám tlače a súborov — ten
istý neskôr nájdeš aj vo vykonanom exporte, takže sa sem vieš
kedykoľvek vrátiť.
Posledný krok „Zápis faktúr" — vľavo protokol, vpravo tlač zostáv a nahratie súborov dávok.
1Priebeh zápisu — protokol krok za krokom, končí „HOTOVO".
2Zostavy — rozpis dokladov dávok, faktúra, sumár faktúry, sprievodný protokol a kalkulačné listy; každá s počtom kópií a tlačidlom Tlač. „Vytlačiť všetko" ich vytlačí naraz.
3Nahratie dávok — na USB kľúč či disk, e-mailom, alebo súbory pre elektronickú podateľňu. Po úspešnom nahratí sa pri tlačidlou ukáže fajka.
4Poslať cez web. službu — len pre Dôveru (Bezpečné lieky Online), posiela sa jedna faktúra naraz.
1.
Vytlač zostavy — najrýchlejšie
tlačidlom Vytlačiť všetko; jednotlivo pri každej zostave (počet kópií vedľa).
2.
Nahraj súbory dávok —
Pevný disk alebo USB-kľúč ich uloží do priečinka dávok (bežne
C:\Davky\F<číslo faktúry>; pri zapnutom triedení do priečinkov podľa
poisťovne a typu, napr. 25-Rp, 25-ZP-EU). Po nahratí program súbory hneď
aj skontroluje.
3.
Dôvere môžeš dávky poslať
rovno tlačidlom Poslať cez web. službu — program sa spýta „Poslať dávky cez
Bezpečné lieky Online?" a po odoslaní počká na spracovanie.
Elektronický export (bežne zapnutý) pridá k dávkam aj PDF faktúry,
sprievodného protokolu a kalkulačných listov; vlastné prílohy pridáš v zozname
„Vlastné prílohy" (Insert pridá, Ctrl+Del zmaže). Pre Dôveru
sa dávky zbalia do davky.zip.
8 · Vyfakturované doklady
Všetko po fakturácii žije v Pohyb → Doklady vyfakturované:
Vykonaný export
Okno „Vykonaný export dávok Rp/ZP do poisťovne" so záložkami Výber faktúr
a Tlač a súbory — faktúru zaškrtneš (medzerník, dvojklik prejde rovno na tlač)
a môžeš znova tlačiť aj nahrávať. Kontextové menu vie Zmazať faktúru (dávky sa
vrátia medzi nevyfakturované) a Tlač zoznam faktúr na evidenciu úhrad.
Prehľad dávok
Okno „Dávky dokladov, vyfakturované" — zoznam faktúr (dátum, číslo, poisťovňa, suma)
a ich dávok.
Kontrola dávok na diskete
Preverí už nahraté súbory dávok — tá istá kontrola, ktorá beží po nahratí pri
exporte.
Otvoriť chybový protokol
Otvorí chybové dávky vrátené poisťovňou (aj zbalené v ZIP/RAR) a rozpíše ich po
dokladoch.
Dôvera (Bezpečné lieky Online): stav odoslaných dávok sleduj
v Pohyb → Elektronický Rp/ZP → Stav poslaných dávok (F5 overí znova;
pri otvorení sa nespracované dávky za posledných 7 dní overia samy). Získať chybové
dávky ich stiahne priamo z poisťovne, Moje faktúry ukážu faktúry evidované
poisťovňou.
Zmazanie faktúry sa pýta dvakrát („Chcete zmazať faktúru …?"
→ „Ste si istí?"). Dávky sa vrátia do bežného obdobia, alebo medzi pripravené na
fakturáciu — a export môžeš spustiť odznova. Pri odložených dávkach sa položka volá
Návrat dávok.
9 · Opravná faktúra a ťarchopis
Keď treba poisťovni dobropisovať vrátené doklady (alebo doúčtovať), slúži na to
Pohyb → Výdaj na faktúru → Opravná faktúra pre poisťovňu, resp. Ťarchopis
pre zdravotnú poisťovňu.
1.
Vyber poisťovňu — doplní sa
IČO, DIČ, IČ-DPH a adresa (tlačidlo Výber inej adresy funguje aj tu). Číslo dokladu
sa predvyplní z radu opravných faktúr.
2.
Doplň text — predvyplnené je
„Dobropisujeme Vám vrátené doklady z faktúry č. … za obdobie od … do ." (pri
ťarchopise „Opravný doklad - ťarchopis k faktúre č. ."). Číslo pôvodnej faktúry
nezabudni — program ho v texte kontroluje. Vlastné znenie si vieš uložiť cez
kontextové menu Ulož text faktúry.
3.
Vyplň rozpis DPH — sumy,
základy a hodnoty DPH pre jednu či dve sadzby (alebo zaškrtni Bez rozpisu DPH) —
a doklad zapíš. Tlačivo má nadpis OPRAVNÁ FAKTÚRA / ŤARCHOPIS - opravná
faktúra.
Vystavené opravné faktúry a ťarchopisy nájdeš v Prezeranie → Opravné faktúry pre
poisťovne (resp. Ťarchopisy pre zdravotné poisťovne): Ctrl+P tlač,
Ctrl+Del výmaz — ten sa pýta dvakrát a upozorní, že v číslovaní ostane diera.
10 · Faktúry pre ústavy a organizácie
Mimo poisťovní sa fakturuje v Pohyb → Výdaj na faktúru — podľa situácie tromi
cestami:
Dodacie listy a zberná faktúra
Tovar vydávaš priebežne na dodacie listy (Výdaj na faktúru → Dodací list;
existuje aj „iná marža" a „Pokračovať v dod. liste"). Na konci obdobia ich zlúčiš:
Vytvor faktúru z dod. listov.
Faktúra pre ústav
Výdaj Rp/ZP na faktúru → Nová faktúra pre ústav — recepty a poukazy, ktoré
neplatí poisťovňa, ale zariadenie. Otvorí sa Záhlavie dokladu: odberateľ, číslo
dokladu, konštantný symbol, splatnosť, forma úhrady, účet a mena (tlačidlo Nový
odberateľ doplní chýbajúceho). Číslo faktúry sa pridelí pri ukončení dokladu.
Faktúra s voľným textom
Okno „Faktúra - voľný text" — text, sumy s DPH po sadzbách, dátum fakturácie
a daňovej povinnosti, prípadne „vystaviť so zápornou sumou"; zapíše sa klávesom
F12. Aj k nej existuje opravná verzia.
Okno „Faktúra z dodacích listov" — hore odberatelia, dole ich dodacie listy a výber do faktúry.
1Odberatelia — vyber, komu sa fakturuje.
2Šípky — označený dodací list presunieš doprava do faktúry (a « späť).
3Vybrané na fakturáciu — z týchto dodacích listov vznikne zberná faktúra.
4Vytvoriť faktúru — aktivuje sa, keď je vybraný aspoň jeden dodací list.
Rozpracované a vystavené doklady spravuješ v prehľadoch (Pokračovať/ukončiť
rozpracovanú faktúru…): Ctrl+N začne nový doklad, Ctrl+Del
rozpracovaný vymaže — vydaný tovar sa vráti na sklad. Vystavené faktúry sú
v Prezeranie → Faktúry (zberné, pre ústavy, s voľným textom…).
Dátum fakturácie sa dá zmeniť len na faktúrach z aktuálneho
mesiaca. A pri zmene čísla dokladu program pripomenie doklad — aj faktúru, na ktorej
je — znova vytlačiť.
11 · Na čo si dať pozor
Pretras nie je fakturácia. „Vytvoriť dávky na pretras" len pripraví
a nahrá súbory na kontrolu — faktúra nevznikne. Ostrý export spusti až potom cez „Export
dokladov do poisťovne".
Doklady poistencov EÚ vyberaj tlačidlami Označ dávky SK /
Označ dávky EU — keď ich fakturuješ samostatnou faktúrou, dostane aj správny text
(„…vydané poistencom EÚ").
Číselné rady faktúr: každá poisťovňa má vlastný rad a opravné faktúry
s ťarchopismi tiež — nastavujú sa v Nastavenie → Číslovanie dokladov. Po zrušení
opravnej faktúry ostane v rade diera.
Hlásenia programu nepreklikávaj — presné znenia a riešenia nájdeš
v kapitole Čo robiť, keď….
12 · Čo robiť, keď… (hlásenia programu)
Presné znenia hlásení, ktoré pri fakturácii stretneš najčastejšie — čo znamenajú a čo urobiť.
Pri sprievodcovi exportom
Hlásenie
Čo to znamená a čo urobiť
„Nevybrali ste žiadnu poisťovňu."
V prvom kroku zaškrtni poisťovňu medzerníkom — bez toho sprievodca nepustí ďalej.
„Nie je vložená žiadna faktúra."
Na záložke Výber dávok pridaj faktúru navigátorom pri rámiku „Vystavované faktúry".
„Toto nie je jediná faktúra s číslom …, ktorú vystavujete."
Číslo už je použité — uprav ho, prípadne skontroluj číselný rad
v Nastavenie → Číslovanie dokladov.
„Neuzavreté dávky:"
Kontrola vymenovala dávky, ktoré ešte nie sú zavreté, a export sa prerušil.
Dokonči ich a sprievodcu spusti znova.
„Rozhranie dávky nemožno určiť. V dávke … sú aj doklady spred 1. 1. 2017."
Urob, čo radí hlásenie: prelož staré doklady do samostatnej dávky.
Pri dávkach a posielaní
Hlásenie
Čo to znamená a čo urobiť
„Doklad č. … v dávke … obsahuje chybný znak…"
V doklade je znak, ktorý dávkový formát nepozná — oprav uvedený doklad, inak poisťovňa
dávku pravdepodobne vráti.
„Dávka … obsahuje el. Rp/ZP neuložené v poisťovni. … Chcete ju ozaj vybrať?"
Elektronické doklady najprv dorieš (predvolená odpoveď je Nie). Rovnaké okno chodí aj pri
nesprávnom zaradení dokladov.
„Dávka … je už zavretá. Chcete ju otvoriť?"
Áno ju odomkne na úpravy, Nie otvorí len na čítanie, Späť neurobí nič.
„Dávky sa ešte spracúvajú."
Dôvera ich nestihla spracovať počas čakania — stav pozri neskôr
v Pohyb → Elektronický Rp/ZP → Stav poslaných dávok.
„Poisťovňa neeviduje čakajúcu faktúru v sume …"
Pri posielaní dokumentu k faktúre sa suma a obdobie nezhodujú s evidenciou poisťovne —
over faktúru, alebo vpíš Id faktúry ručne (tlačidlo v hlásení).
Faktúra je vystavená zle
Zmaž ju vo vykonanom exporte — dávky sa vrátia medzi nevyfakturované —
a export spusti odznova.
13 · Ťahák — klávesy a použité skratky
Platí v celom programe: otázky s tlačidlami Áno/Nie môžeš
odpovedať aj klávesmi + (Áno) a − (Nie) na numerickej klávesnici —
kláves je naznačený malou značkou pod tlačidlom. Pri fakturačných otázkach býva
predvolené Nie, tak čítaj, na čo odpovedáš.
Kláves
Kde
Čo urobí
medzerník
zoznamy exportu
zaškrtne poisťovňu, dávku či faktúru
F5
dávky · stav dávok
obnov zoznam / over stav poslaných dávok
Ctrl+P
dávky · opravné faktúry
vytlač dávku / opravnú faktúru
Ctrl+U
okno dávok
over poistné vzťahy v dávke cez portál ÚDZS
Ctrl+N
prehľad faktúr
začni nový doklad
Ctrl+Del
prehľad faktúr · prílohy
vymaž rozpracovaný doklad / odober prílohu
Insert
prílohy exportu
pridaj vlastnú prílohu
F12
faktúra s voľným textom
zapíš faktúru
Enter
políčko hľadania
skoč na faktúru podľa (aj časti) čísla
Použité skratky
Skratka
Význam
Rp / ZP
recept / zdravotný poukaz (Rp/ZP = recepty a poukazy)
dávka
balík dokladov pre jednu poisťovňu, fakturuje sa vcelku