1 · Ako to funguje
Objednávanie stojí na dvoch veciach:
Objednávkový zošit
Trvalý zoznam toho, čo treba objednať — nie je viazaný na dodávateľa. Tovar sa doň dostane troma cestami: prepočtom (zásoba klesla pod objednávaciu normu), poklesom (výdaj zrazil sklad na nulu) alebo ručne (Ctrl+Q počas dňa).
Objednávka pre dodávateľa
Z položiek zošita si vyberáš, čo a koľko objednáš u konkrétneho dodávateľa. Jedna rozpracovaná objednávka = jeden dodávateľ; dodávateľa vyberáš ručne.
Objednať sa dá dvoma spôsobmi — elektronicky (menu Objednávky → ADC ČÍSELNÍK – elektronické objednávanie; objednávka odíde cez internet a dodávateľ ju potvrdí) alebo ručne (menu Objednávky → Ručné objednávanie tovaru; objednávku si vytlačíš a nadiktuješ telefonicky).
Samotný zošit bez objednávania otvoríš kedykoľvek klávesom
Ctrl+Shift+O (menu Objednávky → Objednávkový zošit).
2 · Začiatok objednávky (okno „Objednávky - FILTER")
1
V menu Objednávky zvoľ
„ADC ČÍSELNÍK – elektronické objednávanie" (alebo „Ručné objednávanie tovaru").
2
Ak máš rozrobenú objednávku z minula,
program najprv ukáže „Výber rozrobenej objednávky" (dátum, dodávateľ, počet položiek).
Vyber ju, alebo zvoľ prvý riadok „< Nová objednávka >".
3
V okne „Objednávky - FILTER" vyber
dodávateľa (ponúkajú sa firmy označené v adresári ako dodávateľ) a prípadne zaškrtni
druhy tovaru — ak nezaškrtneš nič, objednáva sa zo všetkých.
4
Potvrď „V poriadku". Program sa
spýta „Spustiť obnovu objednávok?" — odpovedz Áno, doplní tak sám tovar, ktorého
je na sklade menej než objednávacia norma.
1Dodávateľ — povinný; hľadá sa písaním názvu alebo IČO.
2Druhy tovaru — nezaškrtnuté nič = všetky druhy.
3 · Objednávkový zošit (okno objednávky)
Okno má názov „Objednávka: <dodávateľ>" (pri elektronickej „ADC ČÍSELNÍK – objednávka: …"), alebo len „Objednávkový zošit", ak si ho otvoril bez dodávateľa.
1Zoznam položiek — kód, názov, cena, Vložené (kedy a ako sa položka pridala), Sklad, Objednať (koľko treba) a Teraz obj. (koľko objednávaš teraz).
2Objednať — návrh programu; „(ešte N)" znamená, že toľko kusov ti dodávateľ nepotvrdil.
3Filter a informácie — čo je práve zobrazené, kto položku vložil, minimálne množstvo.
4Objednané / Prijaté — či je tovar už objednaný inde a posledné príjmy s cenami (pomôcka pri rozhodovaní).
5Približná NCL objednávky — koľko tá objednávka bude stáť.
6Objednať — odoslanie (F12); „Odložiť" nechá objednávku rozrobenú.
Pohyb a hľadanie: šípkami po riadkoch; keď začneš písať písmeno,
otvorí sa hľadanie podľa názvu. Cez pravé tlačidlo myši sú aj filtre („Len neobjednané
prípravky", „Len ručne pridané"…).
4 · Zadanie objednávaného množstva
1
Na riadku jednoducho napíš počet
kusov (alebo stlač Enter) — nad stĺpcom „Teraz obj." sa otvorí políčko.
Enter číslo zapíše a posunie ťa na ďalší riadok, Esc zmenu zruší.
2
Nemusíš klepať po jednom — pravým
tlačidlom myši zvoľ „Doplniť množstvo, ktoré treba doobjednať" (naplní stĺpec návrhom
programu) alebo „Doplniť poznačené množstvo" (počty, ktoré si si poznačil cez
Ctrl+Q počas dňa).
3
Čo v zozname chýba, pridaj klávesom
Ctrl+Ins; čo tam nepatrí, zmaž Ctrl+Del. Tovar bez karty
(napr. sáčky, obalový materiál) zapíšeš voľným textom cez Ctrl+Shift+Q.
Minimálne množstvo pre konkrétny prípravok nastavíš klávesom
Ctrl+M — pod túto hranicu sa liek objedná vždy, bez ohľadu na vypočítanú normu.
5 · Pridanie tovaru počas dňa (Ctrl+Q)
Keď pri výdaji alebo príjme zistíš, že tovar treba objednať, netreba nič otvárať:
1
Nechaj kurzor na riadku prípravku
a stlač Ctrl+Q („Pridaj prípravok do objednávania"). Funguje v okne výdaja, príjmu
aj v kartách. Program položku pridá a v rohu sa mihne oznam.
2
Ak tam prípravok už je, otvorí sa okienko
s tlačidlami „Poznačiť množstvo" (zapíšeš, koľko kusov treba), „Nič",
„Vyradiť z objednávok" a pri elektronickom objednávaní aj „Strážiť
dostupnosť".
3
Ak je prípravok už objednaný, program
povie kedy a od koho a spýta sa „Chcete doobjednať ďalšie kusy?"
Ak máš zapnuté automatické zaraďovanie, program pridá liek do objednávok
sám, len čo jeho zásoba klesne na nulu (alebo pri každom výdaji — podľa nastavenia,
kapitola 10).
6 · Dostupnosť u dodávateľa (Ctrl+D)
1
Skôr než objednáš naslepo, nechaj kurzor
na riadku a stlač Ctrl+D — „Je prípravok dostupný u dodávateľa?"
(Ctrl+Shift+D sa pýta u všetkých dodávateľov naraz).
2
V okne uvidíš pre každého dodávateľa,
či tovar má, exspiráciu, šaržu a minimálne objednávacie množstvo. Dvojklikom na riadok
prípravok rovno objednáš u toho dodávateľa.
1Zoznam dodávateľov — dvojklik objedná prípravok u vybraného dodávateľa.
2Zistiť aj u ostatných — overí dostupnosť aj u dodávateľov, u ktorých overovanie bežne nebeží.
Ak liek nemá nikto, stlač Ctrl+A („Relevantné alternatívy
prípravku") — v okne alternatív dvojklikom vložíš do objednávky náhradu.
7 · Stráženie dostupnosti
Ak liek u dodávateľa práve nie je, môžeš si ho dať strážiť — program sa bude pravidelne pýtať sám a upozorní ťa, keď sa objaví.
1
Na prípravku stlač Ctrl+Q
a zvoľ „Strážiť dostupnosť" (len pri elektronickom objednávaní).
2
V dialógu vyplň „Automaticky objednať
[ks]" — koľko kusov má program objednať sám, hneď ako sa tovar objaví. Nechaj prázdne, ak
chceš len upozornenie.
3
Zoznam všetkého stráženého nájdeš v menu
Objednávky → Stráženie dostupnosti.
1Obj. — koľko kusov sa objedná automaticky (0 = len upozorní).
2Dostupnosť — kedy a u koho bol tovar naposledy k dispozícii.
V okne stráženia: Ctrl+Ins pridá ďalší liek · F2 upraví
počet kusov · Ctrl+Del stráženie zruší · F11 → „Over teraz dostupnosť
všetkých prípravkov".
8 · Odoslanie objednávky (F12)
1
Keď je objednávka hotová, stlač
F12 alebo tlačidlo „Objednať".
2
Elektronická objednávka: program
zopakuje meno dodávateľa a spýta sa „Spracovať objednávku?" — po Áno objednávku
odošle a čaká na potvrdenie (ukazuje „Kontrola stavu objednávky." a odpočet). Netreba
nič robiť — po potvrdení sa sám otvorí prehľad „Potvrdená objednávka".
3
Ručná objednávka: objednávka sa
uloží a v okne „Koniec objednávky" si vyberieš, čo vytlačiť — objednané prípravky,
neobjednané, oboje, alebo netlačiť nič.
Ak objednávku zatváraš s vyplnenými množstvami, program sa spýta, či ju
„Zrušiť" (zmaže sa) alebo „Odložiť" (zostane rozrobená). Nezamieňaj si to —
„Zrušiť" prácu zahodí.
9 · Kontrola potvrdenia (čo dodávateľ dodá)
Hneď po odoslaní elektronickej objednávky sa otvorí prehľad „Potvrdená objednávka" — porovnáš v ňom, čo si chcel a čo dodávateľ potvrdil.
1Objednané / Potvrdené — rozdiel znamená, že dodávateľ nedodá všetko.
2Chyba — dôvod (napr. „nie je na sklade").
1
K objednávkam sa vrátiš cez menu
Objednávky → ADC ČÍSELNÍK – zoznam elektronických objednávok: uvidíš, kedy bola
poslaná, potvrdená a či už prišiel dodací list.
2
Pravým tlačidlom myši (alebo
F11) máš: „Zobraziť objednané / potvrdené položky", „Tlač objednávky"
(Ctrl+P), „Potvrdiť objednávku" (spýta sa dodávateľa znova),
„Prijať dodací list" a „Vytvoriť kópiu objednávky".
1Poslaná / Potvrdená — prázdne „Potvrdená" znamená, že dodávateľ ešte neodpovedal.
2Dodací list — kedy prišiel; „Prijať dodací list" ho stiahne a spustí príjem tovaru.
Čo dodávateľ nepotvrdil, program nezabudne: v zošite zostane pri prípravku
poznámka „(ešte N)". Filtrom „Len neobjednané prípravky" si ich vyfiltruješ a objednáš
inde. Tovar, ktorý sa dlho nedarí dodať, program po nastavenom počte dní zo zošita sám
vyhodí.
10 · Nastavenie automatického objednávania
Aby program vedel navrhovať, koľko čoho objednať, počíta si objednávacie normy z predošlých príjmov a spotreby. Nastavíš ich v menu Služby → „Výpočet hodnôt pre objednávanie".
1Druh tovaru — parametre sa nastavujú samostatne pre lieky, pomôcky, doplnkový sortiment…
2Na koľko dní objednávať — z tohto sa počíta objednávacia norma (koľko má byť na sklade).
3V poriadku — uloží a hneď spustí prepočet na pozadí.
Ako sa tovar zaraďuje pri výdaji nastavíš v globálnych nastaveniach na
záložke Objednávky: „Automaticky zaradiť prípravok do objednávok: nikdy / pri poklese
na 0 ks / pri každom výdaji", ďalej „Zo zošitka vyradiť tovar nedodaný do … dní" a
„Len objednávkový zošit" (program potom nič nepočíta a v zozname je len to, čo pridáš ručne).
11 · Na čo si dať pozor
Jedna objednávka = jeden dodávateľ. Ak je prípravok už v rozpracovanej
objednávke od niekoho iného, program ťa upozorní — najprv tú objednávku dokonči alebo zruš.
Nepotvrdenú objednávku neposielaj znova naslepo — hrozí dvojité
objednanie. Najprv skús „Potvrdiť objednávku"; program to sám odporúča.
Elektronické objednávanie vyžaduje, aby mal dodávateľ v adresári správne
IČO a aby boli prípravky spárované s kódom ADC — inak sa objednávka neodošle
(kapitola „Čo robiť, keď…").
Hlásenia programu nepreklikávaj — presné znenia a riešenia nájdeš
v kapitole Čo robiť, keď….
12 · Čo robiť, keď… (hlásenia programu)
Pri príprave a odosielaní objednávky
| Hlásenie | Čo to znamená a čo urobiť |
|---|---|
| „Nič ste neobjednali." | Ani jedna položka nemá množstvo. Doplň počty (napr. voľbou „Doplniť množstvo, ktoré treba doobjednať") a odošli znova. |
| Prehľad „Prípravky bez kódu ADC a interného kódu dodávateľa" | Vymenované položky sa nedajú objednať elektronicky. Spáruj ich s ADC (Ctrl+P „Párovanie prípravku") alebo im doplň interný kód dodávateľa — objednávka sa zatiaľ neodošle. |
| „Dodávateľ <názov> nemá určené IČO." / „…nie je v zozname ADCNet." | Oprav IČO dodávateľa v adresári. Bez správneho IČO sa elektronická objednávka neodošle. |
| „Prípravok <kód> – <názov> nemá priradené ADC." | Otvorí sa okno párovania — potvrď správny pár prípravku s ADC kódom, inak sa objednávanie preruší. |
| „Prípravok je už v objednávkach." | Po Ctrl+Q na položke, ktorá už v zošite je. Zvoľ „Poznačiť množstvo" (koľko treba), „Nič", alebo „Vyradiť z objednávok". |
| „Chcete túto objednávku zrušiť alebo odložiť?" | Zatváraš objednávku s vyplnenými množstvami. „Odložiť" = zostane rozrobená (bežná voľba), „Zrušiť" = zmaže sa, „Späť" = ostaneš v okne. |
Pri spojení s dodávateľom
| Hlásenie | Čo to znamená a čo urobiť |
|---|---|
| „Kontrola stavu objednávky." + odpočet sekúnd | Objednávka je odoslaná a čaká na potvrdenie. Netreba nič robiť — po potvrdení sa sám otvorí prehľad „Potvrdená objednávka". |
| „Pri posielaní objednávky nastala chyba. Je však možné, že sa poslala. Skúste ju najprv potvrdiť…" | Spojenie spadlo počas odosielania. Otvorí sa zoznam objednávok — najprv zvoľ „Potvrdiť objednávku" (zistí skutočný stav), až keď to nepomôže, posielaj znova. |
| „Objednávku, ktorú chcete opakovať, doteraz server distribútora nepotvrdil…" | Hrozí dvojité objednanie. Bezpečná voľba je „Skúsiť potvrdiť"; „Poslať opakovane" vyžaduje opísať kontrolný kód. |
| „ADCNet. - chyba spojenia … Pokúsim sa zopakovať o 20 sekúnd." | Výpadok internetu alebo servera dodávateľa. Počkaj (pokus sa zopakuje sám) alebo zvoľ „Zrušiť" a skús neskôr. |
| Stĺpec Chyba v prehľade „Potvrdená objednávka" (napr. „nie je na sklade") | Dodávateľ položku nedodá alebo dodá menej. Nepotvrdené kusy zostanú v zošite ako „(ešte N)" — objednaj ich u iného dodávateľa alebo daj strážiť dostupnosť. |
13 · Ťahák — klávesy a použité skratky
Platí v celom programe: otázky s tlačidlami Áno/Nie môžeš odpovedať aj
klávesmi + (Áno) a − (Nie) na numerickej klávesnici — kláves je
naznačený malou značkou pod tlačidlom.
| Kláves | Kde | Čo urobí |
|---|---|---|
| Ctrl+Shift+O | všade | otvorí objednávkový zošit |
| Ctrl+Q | výdaj, príjem, karty, zošit | pridá prípravok do objednávania / poznačí množstvo |
| Ctrl+Shift+Q | všade | vloží do objednávky voľný text (tovar bez karty) |
| číslica alebo Enter | zošit | zapíše množstvo do stĺpca „Teraz obj." |
| Ctrl+Ins / Ctrl+Del | zošit | pridá / zmaže prípravok |
| Ctrl+M | zošit | upraví minimálne množstvo prípravku |
| Ctrl+D / Ctrl+Shift+D | zošit | dostupnosť u dodávateľa / u všetkých dodávateľov |
| Ctrl+A | zošit | relevantné alternatívy prípravku |
| Ctrl+P | zošit / zoznam objednávok | párovanie prípravku s ADC / tlač objednávky |
| F12 | objednávka | Objednať (odoslanie) |
| F2 | stráženie dostupnosti | upraví počet kusov na objednanie |
| F11 | všade | menu ďalších funkcií aktívneho okna |
Použité skratky
| Skratka | Význam |
|---|---|
| ADC | kód produktu z ADC číselníka; ADCNet = elektronická komunikácia s dodávateľmi |
| JPCL / JNCL | jednotková predajná (s DPH) / nákupná (bez DPH) cena lekárenská |
| NCL | nákupná cena spolu — tu približná cena celej objednávky |
| objednávacia norma | koľko kusov má byť na sklade; počíta sa zo spotreby a nastavených parametrov |
| zošit | objednávkový zošit — trvalý zoznam tovaru na objednanie |
| IPL | individuálne pripravovaný liek (suroviny) |
| IČO | identifikačné číslo organizácie (dodávateľa) |