1 · Dodací list z e‑mailu do programu
ApoTheia nesťahuje maily sama. Číta hotové súbory dodacích listov z jedného
priečinka na disku — tzv. priečinok príjmu z internetu (nastavenie Nastavenie → Iné nastavenie → Adresár príjmu z internetu, štandardne C:\Program Files (x86)\ApoTheia\Prijem).
Do priečinka ho dostaneš jednou z týchto ciest:
Pretiahnutie myšou (najjednoduchšie)
Súbor dodacieho listu (príloha e‑mailu) jednoducho pretiahni myšou na okno ApoTheii — program si ho sám skopíruje do priečinka príjmu. Funguje aj priamo na okno „Príjem z internetu".
Uloženie prílohy z e‑mailu
V poštovom programe ulož prílohu (súbor .txt) priamo do priečinka príjmu.
2 · Otvorenie dodacieho listu (okno „Príjem z internetu")
1
Klikni na ikonu „Príjem tovaru
z internetu" na lište ikoniek (alebo menu Príjem tovaru → Príjem tovaru z internetu →
Príjem zo súboru). Otvorí sa okno so zoznamom dodacích listov, ktoré čakajú v priečinku.
2
Dvojklikni na požadovaný dodací
list (alebo ho označ a stlač Enter či tlačidlo Spracuj dodací list).
3
Ak si minule príjem prerušil(a), nájdeš
ho dole v sekcii „Rozpracovaný príjem" — dvojklikom v ňom pokračuješ tam, kde si skončil(a).
Užitočné klávesy: F5 znovu načíta priečinok ·
Ctrl+Delete vymaže označený dodací list alebo rozpracovanú príjemku (s potvrdením).
Ak pri otváraní príjmu existuje viac rozpracovaných príjemiek, program sa
opýta, ktorú otvoriť — v okne „Výber rozpracovanej príjemky" zvoľ Pokračuj alebo
Začať novú príjemku.
3 · Odsúhlasenie čísla faktúry a dodacieho listu
Hneď po otvorení dodacieho listu sa zobrazí malé okno „Odsúhlasenie čísla faktúry/dod. listu" s náhľadom položiek:
1
Číslo faktúry je predvyplnené
z dodacieho listu — porovnaj ho s papierovou faktúrou.
2
Číslo dodacieho listu je
predvyplnené číslom faktúry — ak má dodací list iné číslo, prepíš ho. Potvrď Ok.
(Zrušiť = príjem sa vôbec nespustí.)
4 · Zakladanie kariet pred príjmom
Program sa každú položku dodacieho listu pokúsi sám spárovať so skladovou kartou — podľa ŠÚKL kódu a už zapísaných kódov dodávateľa (konverzná tabuľka); ak beží ADC ČÍSELNÍK, skúša sa aj ADC kód. Okno „Zakladanie pred príjmom" sa zobrazí len vtedy, keď niečo ostane nespárované — každá položka v ňom má dva riadky: hore názov z dodacieho listu, pod ním názov z našich kariet (ak sa našla).
1
Ťukni na prípravok v zozname.
2
Ak kartu máme, len ju program
nespoznal podľa kódu: stlač „Priraď kód dod. k existujúcej karte" a kartu nájdi
písaním názvu.
3
Ak je prípravok nový, založ kartu
v rámiku „Založiť kartu": pri lieku najlepšie „z kateg. zoznamu" (údaje sa predvyplnia
z kategorizačného zoznamu a program ponúkne aj napárovanie na ADC kód); pri ostatných prípravkoch „z tabuľky ADCNet." (ADC číselník); ak prípravok nemá ADC kód, „z dodacieho listu".
4
Keď je zoznam vybavený, stlač
Hotovo.
Pri karte založenej z ADC číselníka alebo z dodacieho listu ťukni do poľa
„Kód lieku" — priradí sa číslo prípravku z tvojej databázy (program pritom ukáže
poslednú založenú kartu ako pomôcku).
Konverzné kódy
Po „Hotovo" sa program opýta „Zapísať konverzné kódy?" — odpovedz Áno. Kódy dodávateľa sa uložia do prevodovej tabuľky a nabudúce sa tie isté položky spárujú samy (okno zakladania sa už pre ne nezobrazí). Tabuľku nájdeš aj neskôr: F11 menu → Príjem z internetu → Krížová tabuľka prípravkov (okno „Dodávateľské kódy prípravkov").
„Neprebrať prípravok automaticky" (Ctrl+Delete) zruší
priradenie položky ku skladovej karte — taký riadok dodacieho listu sa do príjemky vôbec
nedostane (preskočí sa). Hodí sa na riadky, ktoré na sklad neprijímaš ako kartu
(vratné prepravky, reklamné materiály a pod.). Ak taký tovar predsa len potrebuješ prijať,
doplň si ho v okne príjmu ručne klávesom Ctrl+Insert.
5 · Položky príjemky (okno „Príjem")
Teraz sa otvorí hlavné okno „Príjem". Všetko je automaticky prebraté z dodacieho listu, takže položky netreba prepisovať — stačí ich prelistovať. Program pritom sám stráži maximálne ceny: ak ich niektorá položka prekračuje, upozorní ťa a vyzve na ich úpravu. Okno ukazuje vždy jednu položku (všetky naraz uvidíš v „Prehľade príjmu" — kapitola 6).
1Hlavička — dátumy, dodávateľ, čísla faktúry a dodacieho listu. Bežne je zbalená — rozbalíš ju kliknutím na šípku vpravo hore (na obrázku je rozbalená).
2Prípravok — kód, čiarový kód, názov, kategória.
3Ceny — výrobná cena, JNCL (nákupná bez DPH), JPCL (predajná s DPH) + porovnanie s maximálnymi cenami (vyrátané / z kateg. zoznamu / úradne určené).
4Exspirácia a šarža.
5Počítadlo — ktorá položka z koľkých (napr. 3/42).
6„Príjem expedičného listu" — zaškrtni, ak nejde o faktúru (dá sa zmeniť aj na konci v účtovnom dialógu).
7Súčty za príjemku — priebežná marža, NCL a PCL celej príjemky.
8Predchádzajúce príjmy — posledné príjmy tohto prípravku (od koho, množstvo, ceny, dátum) na rýchle porovnanie.
9F11 – funkcie — menu ďalších funkcií (kap. 6).
10Ukončiť príjemku — F12 (kap. 7).
Odkiaľ je predajná cena (JPCL): pri kategorizovaných prípravkoch
a prípravkoch s DOP (degresívna obchodná prirážka) je daná; pri ostatných ju program vypočíta
podľa marže lekárne nastavenej v Nastavenie → Obchodné rozpätie a DPH.
Pohyb medzi položkami
| Kláves | Čo urobí |
|---|---|
| PgDn / PgUp | ďalšia / predchádzajúca položka (alebo šípky navigátora na spodku okna) |
| Ctrl+Home / Ctrl+End | prvá / posledná položka |
| Ctrl+Insert | doplní novú (prázdnu) položku na koniec príjemky |
| Ctrl+Delete | vymaže aktuálnu položku |
| Enter v poli „Výber prípravku" | nájde prípravok podľa kódu (ŠÚKL/PLU/čiarový kód) alebo názvu |
Rozbalenie balenia: ak faktúra uvádza 1 balenie, ale predávaš po kusoch,
použi Ctrl+R „Rozbalenie/zbalenie tovaru" — zadáš počet kusov na faktúre a počet
kusov v balení a program množstvo aj ceny prepočíta.
6 · Ďalšie funkcie cez F11
F11 otvorí menu funkcií okna príjmu (rovnaké menu je pod tlačidlom „F11 – funkcie" a pravým klikom). Pozor na častý omyl: F11 nie je „prehľad príjmu" — Prehľad príjmu je len jedna z položiek tohto menu.
Prehľad príjmu ukáže všetky položky príjemky naraz; dvojklikom na riadok skočíš na danú položku v okne príjmu. Cez F11 v prehľade vieš zobraziť aj prekročenia maximálnej JPCL a hromadne ich znížiť na maximum.
7 · Ukončenie príjemky (F12) a účtovné údaje
1
Stlač F12 alebo tlačidlo
„Ukončiť príjemku".
2
Program sa opýta
„Ukončiť príjemku a zaktualizovať sklad?" — Áno pokračuje, Nie
(Esc) ťa vráti do príjemky. Tretia možnosť „Odložiť položky" odloží časť
tovaru do oddeleného skladu (napr. pri čiastočnom výdaji receptov) — bežne ju nepoužívaš.
Aj tu funguje + = Áno, − = Nie (numerická klávesnica).
3
Otvorí sa okno „Účtovné údaje
príjemky": skontroluj fakturovanú sumu proti papierovej faktúre (program ju
predvyplní vypočítanou sumou s DPH) a rozpis DPH po sadzbách.
4
Označ, či ide o faktúru alebo
expedičný list (predvolené podľa checkboxu z hlavičky príjemky). Pri faktúre sa
sprístupní dátum splatnosti (predvolene +30 dní) a checkbox
„faktúra je už uhradená".
5
Stlač „V poriadku" a potvrď
otázku „Sú údaje správne?". (Späť = návrat do príjemky bez zaúčtovania.)
Čo sa stane po „V poriadku"
Program príjemku zaúčtuje (tovar pribudne na sklad), pridelí jej číslo dokladu
z príslušného radu (faktúra → rad príjemiek, expedičný list → rad expedičných listov),
vytlačí príjemku a opýta sa „Vytlačiť aj nálepky?" na cenovky/nálepky
prijatého tovaru. Súbor dodacieho listu sa presunie do podpriečinka Hotove.
8 · Na čo si dať pozor
Hlásenia programu nepreklikávaj — každé znamená konkrétnu vec
v konkrétnej položke. Presné znenia a čo pri nich urobiť nájdeš v kapitole
Čo robiť, keď….
Vratné obaly (riadky typu „X" v dodacom liste) sa do položiek
nepreberajú — v účtovnom dialógu majú vlastný riadok „Vratné obaly" bez DPH.
Prerušenie práce: príjem môžeš kedykoľvek zavrieť — príjemka ostane
v „Rozpracovaný príjem" a pokračuješ neskôr. Úplné storno: F11 → „Zruš celú príjemku".
9 · Čo robiť, keď… (hlásenia programu)
Presné znenia hlásení, ktoré pri príjme stretneš najčastejšie — čo znamenajú a čo urobiť.
Pri otváraní dodacieho listu
| Hlásenie | Čo to znamená a čo urobiť |
|---|---|
| „Súbor je prázdny." (v zozname „(?) prázdny súbor") | Súbor sa nestiahol celý (pokazené sťahovanie). Stiahni ho od dodávateľa znova; nepoužiteľný súbor vymaž (Ctrl+Delete). |
| „Dodávateľ s IČOm <IČO> nie je zaznamenaný v adresári." | Príjem sa nespustí. Založ dodávateľa s týmto IČO do adresára a dodací list otvor znova. |
| „Počet riadkov v súbore (…) je nižší/vyšší než počet uvedený v hlavičke (…) Chcete pokračovať v príjme tovaru?" | Súbor je neúplný alebo poškodený. Zvoľ Nie (predvolené) a stiahni súbor znova — Áno by prijalo len riadky, ktoré v súbore ostali, a príjemka by bola neúplná. |
| Okno „Chyby" so zoznamom riadkov (skratky nezn.kód., JNCL=0, exspir., JPCL<=JNCL…) | Zoznam podozrivých riadkov dodacieho listu: nezn.kód. = položka bez karty (neprijala sa, červená), JNCL=0 = nulová nákupná cena, exspir. = podozrivá exspirácia, JPCL<=JNCL = predajná cena nižšia než nákupná. Dvojklik na riadok skočí v príjemke priamo na dotknutú položku — tam ju oprav. |
| „Na týchto prípravkoch je 0 % DPH distribútora…" / „…iná DPH distribútora než DPH lekárne…" | Distribučná spoločnosť poslala chybnú alebo odlišnú DPH; program sadzbu dosadil sám. Potvrď a pri vymenovaných položkách sadzbu DPH skontroluj, prípadne oprav. |
| „Dodací list neobsahuje interné kódy dodávateľa…" | Starý formát súboru — nespárované položky bude treba doplniť ručne. Dlhodobo: požiadaj dodávateľa o dodacie listy vo formáte Pharmnet 2. |
| „Chcete pokračovať v príjme tovaru?" (pri zatváraní okna „Zakladanie pred príjmom") | Pozor na význam: Áno = okno sa dokončí cez Hotovo a príjem pokračuje; Nie = celý príjem zo súboru sa zruší; Späť = ostaneš v okne. |
V príjemke a pri ukončení
| Hlásenie | Čo to znamená a čo urobiť |
|---|---|
| „Príjemka z tejto faktúry od tohto dodávateľa je už spravená!" | Duplicitná dodávka — rovnaká faktúra + dodací list + dodávateľ už v tomto roku existuje. Číslo sa neprevezme; prever, či tovar neprijímaš druhý raz, a oprav číslo. |
| „Karta s kódom <kód> nie je založená." | Preklep v kóde, alebo prípravok ešte nemá kartu — oprav kód, alebo založ novú kartu (tlačidlá „Nová karta…" v spodnej časti okna). Po založení sa program spýta, či kartu rovno vložiť do rozpísanej položky. |
| „Predajná cena (…) je vyššia ako maximálna (…). Znížiť ju na maximálnu?" | Áno zníži cenu na maximálnu (bežná voľba). Ak cenu chceš ponechať, pri ukončení ju musíš potvrdiť opísaním náhodného písmena v okne „Kontrola prekročených maximálnych cien". |
| „Predajná cena lekárne pre prípravok <názov> je 0. Vymazať tento prípravok z príjmu?" | Áno položku z príjemky vymaže; Nie ju prijme s nulovou cenou. Ak nechceš ani jedno, ukončenie preruš a cenu doplň ručne. |
| „Zlá sadzba DPH distribútora a(lebo) lekárne." | Položka sa neuloží, kým sadzba nesedí (neplatná, záporná, nezhodná…). Oprav DPH vo vete, hromadne cez F11 → „Nastav DPH celej príjemky". |
| „Nevybrali ste dodávateľa / Nevpísali ste dátum príjmu / … číslo faktúry…" | V hlavičke chýba povinný údaj — ukončenie sa preruší a kurzor skočí do hlavičky. Doplň chýbajúce a stlač F12 znova. |
| „Fakturovaná suma nie je rovná súčtu základov a daní. (…) Nechať to tak?" | Sumy v účtovnom okne nesedia — porovnaj ich s faktúrou a oprav (Nie ťa vráti do poľa sumy). Áno nesúlad vedome ponechá. |
| „Prijímate aj lieky kategórie AS…" (Pokračovať / Skontrolovať) | V príjemke sú lieky, ktoré poisťovňa nehradí. Skontrolovať ťa vráti na položky (over kód/kategóriu), Pokračovať ukončenie dobehne. |
| Prehľad „Exspirujúce prijímané prípravky" | Zobrazí sa pri ukončení, ak prijímaš tovar s blízkou exspiráciou — prezri si ho a zváž reklamáciu/vrátenie krátkych šarží. |
10 · Ťahák — klávesy a použité skratky
Platí v celom programe: otázky s tlačidlami Áno/Nie môžeš odpovedať aj
klávesmi + (Áno) a − (Nie) na numerickej klávesnici — kláves je
naznačený malou značkou pod tlačidlom.
| Kláves | Kde | Čo urobí |
|---|---|---|
| F11 | všade | menu ďalších funkcií aktívneho okna |
| F12 | okno Príjem | Ukončiť príjemku |
| PgUp/PgDn | okno Príjem | listovanie položkami |
| Ctrl+R | okno Príjem | rozbalenie/zbalenie tovaru |
| Ctrl+Insert / Ctrl+Delete | okno Príjem | doplniť / vymazať položku |
| Ctrl+Q | okno Príjem | pridať prípravok do objednávania |
| Ctrl+M | okno Príjem | zmena obchodných rozpätí |
| F5 | Príjem z internetu | znovu načítať priečinok |
| Ctrl+Delete | Príjem z internetu | vymazať dodací list / príjemku |
| + / − (num. klávesnica) | otázky Áno/Nie | Áno / Nie — v každej otázke programu (značka pod tlačidlom) |
| Enter / Esc | dialógy | potvrdiť / zrušiť (v „Ukončení príjmu" Esc = Nie) |
Použité skratky
| Skratka | Význam |
|---|---|
| ADC | kód produktu z ADC číselníka (celoslovenská databáza produktov lekární) |
| AS | úhradová kategória lieku z kategorizačného zoznamu |
| DL | dodací list |
| DOP | degresívna obchodná prirážka |
| DPH | daň z pridanej hodnoty |
| JNCL | jednotková nákupná cena lekárenská (bez DPH) |
| JPCL | jednotková predajná cena lekárenská (s DPH) |
| KZ | kategorizačný zoznam |
| MJ | merná jednotka |
| NCL / PCL | nákupná / predajná cena spolu za celú príjemku |
| ŠÚKL | kód lieku pridelený Štátnym ústavom pre kontrolu liečiv |